Onboarding

Parcours guidé — sept questions qui mènent une organisation suisse de l'inscription à un espace de travail opérationnel.

Vue d'ensemble

L'onboarding en libre-service est disponible uniquement pour les organisations suisses (CH). L'inscription vous demande quatre informations sur vous — e-mail, mot de passe, prénom, nom — aucune sur votre entreprise. Tout ce que le registre du commerce sait déjà est recherché plutôt que saisi, et les questions qui restent sont celles qu'aucun registre ne peut trancher.

La mise en route pose une question à la fois. Les réponses déjà données restent affichées au-dessus de la question en cours, chacune avec un lien Modifier. Sur grand écran, un rail liste les sept questions plus l'étape finale de construction, et permet de revenir sur n'importe quelle question déjà répondue — les étapes encore à venir sont affichées mais ne sont pas cliquables.

Où dans l'application

Entretien de mise en route : /{locale}/onboarding
Portail entreprise : /c (une fois la configuration terminée)

Pas à pas

Inscrivez-vous — e-mail, mot de passe, prénom, nom. Ni raison sociale, ni nom de domaine (UAT-T-ONBOARD-WIZARD-001).
Vérifiez votre e-mail — c'est à ce moment que votre espace de travail et votre première société sont créés.
Répondez à sept questions. Votre entreprise, le début de votre exercice comptable, l'assujettissement à la TVA, les employés, les domaines à gérer, les collègues à inviter et les données de départ. Chacune tient sur un écran et se règle le plus souvent d'un clic.
- Votre entreprise est cherchée au registre du commerce suisse, Zefix — qui renseigne la raison sociale, l'IDE et l'adresse — ou saisie à la main. La forme juridique est obligatoire dans les deux cas ; elle est pré-remplie depuis le registre quand la correspondance est certaine, et laissée à votre choix quand elle ne l'est pas. Deux questions d'identité suivent : la date de début d'activité et les chiffres d'affaires attendus en Suisse et dans le monde. Les deux peuvent rester vides, mais pas être mal remplies — un montant, avec au plus deux décimales après une virgule ou un point, et aucun séparateur de milliers.
- Ce que le registre ne donne pas — raison sociale, rue, NPA, localité — est énoncé avant que vous confirmiez la société, avec le choix de confirmer maintenant et de compléter dans les réglages, ou de saisir la société à la main.
- Les domaines à gérer se choisissent comme des domaines, pas comme des modules : aucun décompte de modules n'est affiché, parce que le plan de modules se déduit de votre réponse au lieu d'être fait par vous.
Changez d'avis sans tout refaire. « Modifier » sur une réponse rouvre cette seule question ; les réponses suivantes restent affichées, et vous revenez là où vous étiez dès que vous avez répondu (UAT-T-ONBOARD-GUIDED-001).
Regardez votre espace se construire. Plan comptable, modules, droits et règles se mettent en place sous vos yeux, étape par étape, avec les étapes réelles et la progression réelle plutôt qu'un indicateur d'attente. Cela prend en général une à deux minutes. Si la construction échoue, vous la relancez depuis cet écran : vos sept réponses sont conservées et aucune question ne vous est reposée.
Votre espace s'ouvre de lui-même. Un écran confirme qu'il est prêt, puis le tableau de bord de votre société s'ouvre tout seul — le bouton « Ouvrir mon espace » est le repli si la navigation est bloquée. Le tableau de bord propose un premier résultat à obtenir — ajouter un document, créer une facture — plutôt que de vous reposer les questions du départ.

Sur téléphone, la progression tient sur une ligne au-dessus de la question ; la liste complète des étapes n'existe que sur grand écran.

La TVA a trois réponses

Oui, non, et pas encore décidé (UAT-T-ONBOARD-VAT-TRUTH-001).

Oui demande la méthode de décompte, la périodicité, le numéro de TVA et la date d'assujettissement. Le numéro est contrôlé sur l'écran lui-même, dans la forme qu'écrit l'administration fédérale — CHE-123.456.789, le suffixe de langue (TVA, MWST, IVA, VAT) restant facultatif — de sorte qu'une faute de frappe est refusée ici plutôt qu'à votre premier décompte. La date dispose d'un raccourci en un clic qui inscrit le début de l'exercice que vous avez déclaré, et non le 1er janvier (UAT-T-ONBOARD-VAT-003).
Le pré-remplissage du registre ne porte jamais de numéro de TVA. Zefix énonce l'IDE ; le numéro de TVA n'en est dérivé qu'une fois que vous avez répondu oui.
Non et pas encore décidé retirent tous deux le numéro de TVA et vident le calendrier de décompte. Ce qu'ils enregistrent diffère : non affirme que la société n'est pas assujettie, tandis que pas encore décidé enregistre une non-réponse — le statut TVA redevient inconnu au lieu d'être affirmé comme « non assujettie » (UAT-T-ONBOARD-VAT-NOTREG-001).

Les employés fonctionnent de la même façon

Répondre non après un oui reprend ce que le oui avait écrit : le premier mois de paie est retiré, et la réponse sur la convention collective revient à je ne sais pas — jamais à non applicable, qui affirmerait une conclusion juridique que vous n'avez jamais donnée (UAT-T-ONBOARD-ANSWERS-REACH-001).

« Je ne sais pas » est une vraie réponse

Vous n'êtes jamais contraint d'inventer une valeur. Choisir de ne pas répondre enregistre un « je ne sais pas » explicite, au lieu de laisser le champ silencieusement vide. Le réglage est alors signalé à revoir et vous revient au moment où l'obligation qui en dépend arrive réellement — il ne vous empêche jamais de terminer. Et reprendre une réponse rétracte ce que cette réponse avait écrit, au lieu de laisser derrière elle une valeur que plus personne n'assume.

Ce qui est refusé, et ce qui est seulement énoncé

Six réponses que l'écran ne vous laisse pas sauter : la forme juridique ; le nom de la société en saisie à la main ; le numéro de TVA et la date d'assujettissement quand vous vous déclarez assujetti ; au moins un domaine à gérer ; la réponse sur la convention collective quand vous avez des employés ; et au moins une adresse valide quand vous choisissez d'inviter votre équipe.

L'essentiel du reste est énoncé plutôt que refusé : une adresse incomplète — rue, NPA et localité restent facultatifs en saisie à la main — et les champs que le registre n'a pas donnés. Une nuance mérite d'être connue : un NPA laissé vide est accepté, mais un NPA qui ne fait pas quatre chiffres est refusé, de sorte qu'une faute de frappe est attrapée ici plutôt qu'à votre première facture. Seul un pays que Numezis ne prend pas en charge en libre-service arrête le processus, parce que c'est une vraie limite du produit et non un champ manquant.

Vous conservez également l'accès à votre espace dès lors que vous avez ouvert l'entretien : le laisser inachevé ne vous enferme plus dehors des parties déjà utilisables.

Reprendre là où vous vous étiez arrêté

Recharger la page vous ramène à la question où vous vous étiez arrêté, TVA comprise. Rouvrir une question réaffiche ce que vous aviez répondu : la date de début d'activité et les chiffres d'affaires attendus, les domaines que vous aviez gardés, et les collègues que vous aviez invités avec leur niveau d'accès. Pas encore décidé revient comme pas encore décidé, et non comme une question sans réponse.

Permissions et modules

L'onboarding est disponible pour le premier administrateur du locataire (TENANT_ADMIN).

Charger ou effacer les données d’exemple

Ouvrez Paramètres → Données d’exemple dans l’espace de votre société. La page indique si les données d’exemple sont absentes, présentes ou partiellement chargées.

Chargez des données d’exemple pour explorer avec des clients, factures, achats et employés fictifs.
Si le chargement est partiel, réessayez depuis cette même page.
Pour les supprimer, choisissez Effacer les données d’exemple, puis confirmez. Vos propres données sont conservées.

Quand votre espace s'ouvre

Votre espace s'ouvre une seule fois, dès que sa fondation — plan comptable, réglages TVA, numérotation et paramètres de base de votre société — est construite. D'ici là, l'application affiche une courte page « Votre espace est en préparation » qui se rafraîchit d'elle-même ; les collègues invités voient cette même page plutôt qu'un portail vide. Une fois ouvert, l'espace reste ouvert : activer un module plus tard, ou charger les données d'exemple, ne le referme jamais.

Commencer par votre entreprise (ouverture progressive)

Sur les comptes où c'est activé, toute la configuration se fait avant votre compte : vous cherchez la société au registre du commerce (Zefix) ou la saisissez à la main, vous dites par quoi commencer, puis vous répondez aux questions de configuration — début d'exercice, chiffre d'affaires attendu, TVA, employés, « Comment voulez-vous démarrer ? » et domaines utilisés. Vous créez ensuite votre identifiant. Vos réponses sont liées à cet appareil pendant sept jours ; le chiffre d'affaires saisi n'est jamais réaffiché ni transmis à nos outils de mesure. Juste après la confirmation de votre e-mail, toutes vos réponses sont appliquées à votre espace et sa construction démarre d'elle-même : pendant ce temps, une seule question vous est posée, celle des collègues à inviter. Si une réponse ne peut pas être appliquée, la configuration vous dit quel champ corriger et garde tout le reste. Les domaines choisis (donc les modules) sont figés dès que la construction est lancée ; modifiez-les ensuite depuis les Réglages, comme toutes vos autres réponses.