Lieferantenrechnungen

Eine Rechnung in Numezis ist eine Verpflichtung, einen Lieferanten für erhaltene Waren oder Dienstleistungen zu bezahlen. Rechnungen sind die Quelle der Wahrheit für Ihre Liquiditätsprognose und Ihre buchhalterischen Verbindlichkeiten.

Eine Rechnung erstellen

Sie haben drei Möglichkeiten:

1. Aus einem Dokument — die OCR-Engine hat Lieferant, Betrag, IBAN und Referenz bereits extrahiert. Klicken Sie In Rechnung umwandeln, prüfen Sie die Vorbefüllung und speichern Sie.
2. Von Grund auf — Einkauf → Rechnungen → Neue Rechnung. Wählen Sie einen Lieferanten (oder erstellen Sie ihn inline), fügen Sie Zeilen hinzu, speichern Sie.
3. Aus einer Bestellung — umfasst Ihr Workflow Bestellungen, wandeln Sie direkt aus einer freigegebenen Bestellung um.

Pflichtfelder (Schweiz)

Freigabe

Ist die Freigabe für diesen Lieferanten oder Betragsbereich aktiviert, wechselt die Rechnung beim Speichern in den Zustand waiting_approval. Freigebende erhalten eine Benachrichtigung (In-App + E-Mail). Sie können freigeben, Änderungen anfordern oder ablehnen. Das Audit-Log erfasst, wer was wann getan hat.

Zahlung

Nach Freigabe ist eine Rechnung ready_to_pay. Zwei Optionen:

• Manuell als bezahlt markieren — nützlich, wenn Sie bereits ausserhalb von Numezis bezahlt haben (bar, Sofortzahlung, Auslandsüberweisung).
• In den nächsten Zahlungslauf aufnehmen — Numezis bündelt alle zahlungsbereiten Rechnungen, erzeugt eine pain.001-SEPA-Datei (oder einen QR-Rechnungs-Stapel für CH), und Sie laden sie einmal in Ihr E-Banking.

Lebenszyklus

draft → waiting_approval → ready_to_pay → paid → closed
                ↓
            rejected

Jeder Übergang schreibt einen Eintrag in das Journal der Rechnung, sichtbar im rechten Bereich jeder Rechnungsseite.

Wo in der App

• Einkauf → Rechnungen — /c/companies/:companyId/purchases/bills

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie Einkauf → Rechnungen. Sie sehen die Rechnungsliste mit Status und Lieferant.
2. Erstellen Sie aus der Posteingangs-OCR, einer Bestellung oder manuell. Lieferant, Zeilen und Steuer sind vorbefüllt, wenn aus einem Dokument bezogen.
3. Reichen Sie zur Freigabe ein, wenn die Richtlinie es verlangt.
4. Verbuchen Sie die Rechnung. Im zweistufigen Modus entsteht ein Journal auf Transit-/Verbindlichkeitskonten.
5. Erfassen Sie die Zahlung aus dem Rechnungsdetail oder dem Banking. Der offene Betrag sinkt; ein Abgleich wird möglich.
6. Wird eine doppelte Rechnungsnummer erkannt, lösen Sie die Ausnahme vor dem Verbuchen.

Berechtigungen und Module

Einkauf (purchases.bills.ocr-review); Verbuchen/Bezahlen-Berechtigungen über Gruppen.

Land und Compliance

Schweizer Lieferanten erfordern gültige UID-/IBAN-Prüfungen gemäss Länderpaket.

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