Einkauf — Überblick

Das Einkaufsmodul deckt alles ab, wofür Sie zahlen: Lieferantenrechnungen, Spesenbelege, wiederkehrende Abonnements und Einzelkäufe. Es greift direkt auf Dokumente-OCR zu (ein in Ihren Posteingang gelegtes PDF wird in Sekunden zu einer vollständig extrahierten Rechnung) sowie auf die Buchhaltung (jede freigegebene Rechnung wird automatisch ins Hauptbuch gebucht).

Was enthalten ist

• Rechnungen — Lieferantenrechnungen mit länderspezifischer Validierung (MwSt., IBAN, ISO-20022-Referenzen).
• Spesen — Mitarbeitendenbelege mit Kostenstellenzuordnung.
• Wiederkehrend — modellieren Sie Ihre Abonnements (SaaS, Miete, Nebenkosten) und Numezis erstellt die Rechnung automatisch zum richtigen Datum.
• Freigaben — konfigurierbare Workflows nach Betrag, Lieferant oder Kostenstelle. Mehrstufig (Manager → Finanzen → CEO) unterstützt.
• Zahlungsläufe — Lieferantenzahlungen im Stapel über pain.001-SEPA-Dateien, bereit für Ihr E-Banking.

Wie eine Rechnung hereinkommt

Die drei häufigsten Wege:

1. E-Mail — leiten Sie an factures@your-tenant.in.numezis.com weiter (oder routen Sie automatisch). Der Anhang wird per OCR erfasst, klassifiziert und in einen Rechnungsentwurf vorbefüllt.
2. Manueller Upload — ziehen Sie ein PDF / Bild / EML in den Dokumenten-Posteingang.
3. API — POST an /api/c/companies/:companyId/documents für Buchhalter oder externe Integrationen.

In jedem Fall ordnet Numezis den Lieferanten zu (per IBAN, MwSt.-Nummer oder unscharfem Namensabgleich), schlägt eine Kategorie vor und zeigt jede Dublette aus den letzten 12 Monaten an.

Was in die Buchhaltung gelangt

Sobald eine Rechnung freigegeben und der Lieferant ausgewählt ist, werden zwei Journaleinträge vorbereitet (Einkaufskonto im Soll, Verbindlichkeiten im Haben) und die Rechnung wartet auf die Zahlung. Wird die Zahlung erfasst (manuell oder per Bankfeed), bucht Numezis die zweite Hälfte automatisch — siehe Zweistufige Zahlungsverbuchung für Details.

Wie es weitergeht

• Eine Lieferantenrechnung manuell erfassen
• E-Mail-Erfassung einrichten
• Freigabe-Workflows konfigurieren