Factures fournisseurs
Enregistrer, approuver et payer les factures fournisseurs depuis un seul écran.
Une facture fournisseur dans Numezis est une obligation de payer un fournisseur pour des biens ou services reçus. Les factures fournisseurs sont la source de vérité tant pour votre prévision de trésorerie que pour vos dettes comptables.
Créer une facture
Vous avez trois options :
- À partir d'un document — le moteur OCR a déjà extrait le fournisseur, le montant, l'IBAN et la référence. Cliquez sur
Convertir en facture, vérifiez le préremplissage et enregistrez. - De zéro —
Achats → Factures → Nouvelle facture. Choisissez un fournisseur (ou créez-le en ligne), ajoutez des lignes, enregistrez. - À partir d'une commande — si votre flux inclut les commandes, convertissez directement depuis une commande approuvée.
Champs obligatoires (Suisse)
| Champ | Pourquoi |
|---|---|
| Fournisseur | Détermine la catégorisation comptable + récupération de TVA |
| Numéro de facture | Exigé par les règles TVA suisses ; sert à la détection des doublons |
| Date d'émission | Détermine la période de TVA |
| Date d'échéance | Détermine la prévision de trésorerie et le rythme des rappels |
| Montant net + TVA | Par ligne ; prend en charge 8.1% / 2.6% / 3.8% / 0% / exonéré |
| IBAN ou référence QR | Requis pour les exécutions de paiement |
Approbation
Si l'approbation est activée pour ce fournisseur ou cette tranche de montant, la
facture passe à l'état waiting_approval à l'enregistrement. Les approbateurs
reçoivent une notification (in-app + e-mail). Ils peuvent approuver, demander des
modifications ou refuser. Le journal d'audit note qui a fait quoi et quand.
Paiement
Une fois approuvée, une facture est ready_to_pay. Deux options :
- Marquer comme payée manuellement — utile lorsque vous avez déjà payé hors de Numezis (espèces, paiement instantané, virement à l'étranger).
- Inclure dans la prochaine exécution de paiement — Numezis regroupe toutes les factures prêtes, génère un fichier SEPA pain.001 (ou un lot QR-facture pour la CH), et vous le téléversez une fois dans votre e-banking.
Cycle de vie
draft → waiting_approval → ready_to_pay → paid → closed
↓
rejectedChaque transition écrit une entrée dans le journal de la facture, visible dans le panneau latéral droit de chaque page de facture.
Où dans l'application
- Achats → Factures —
/c/companies/:companyId/purchases/bills
Pas à pas
- Ouvrez Achats → Factures. Vous voyez la liste avec statut et fournisseur.
- Créez depuis l'OCR de la boîte de réception, une commande ou manuellement. Fournisseur, lignes et taxe sont préremplis si la source est un document.
- Soumettez à l'approbation lorsque la politique l'exige.
- Comptabilisez la facture. En mode deux étapes, une écriture se crée sur les comptes de transit/dettes.
- Enregistrez le paiement depuis le détail de la facture ou la banque. Le montant ouvert diminue ; un rapprochement devient possible.
- Si un numéro de facture en double est détecté, résolvez l'exception avant de comptabiliser.
Permissions et modules
Achats (purchases.bills.ocr-review) ; permissions de comptabilisation/paiement via les groupes.
Pays et conformité
Les fournisseurs suisses nécessitent des contrôles UID/IBAN valides selon le pack pays.